1. Qui sommes-nous ?

Mondrian Innovation Inc. (« Mondrian », « nous », « notre », « nos ») est une firme-conseil québécoise spécialisée en intelligence artificielle et en transformation numérique, dont le siège social est établi au Québec,Canada. La présente politique de confidentialité (la « Politique »)s'applique aux renseignements personnels que nous détenons ou qui sont sous notre contrôle, notamment, les renseignements qui sont recueillis lorsque vous consultez notre site Web ainsi que dans le cadre de l'ensemble de nos activités, incluant nos services-conseils, la gestion de nos relations clients, le recrutement, ainsi que l'exploitation de nos outils numériques (les « Services »). Mondrian agit à titre de responsable du traitement des renseignements personnels qu'elle collecte. Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint à l'adresse suivante :

Courriel : info@mondrian.ca
Téléphone : 514-834-6211

Si vous accédez à ou utilisez nos Services, vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans la Politique.

2. Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de nos Services, Mondrian collecte les catégories de renseignements personnels suivantes :

2.1 Renseignements d’identification

• Nom et prénom
• Adresse courriel professionnelle
• Numéro de téléphone
• Titre et nom de l'organisation
• Adresse postale

2.2 Renseignements transactionnels

• Coordonnées de facturation
• Informations relatives aux comptes fournisseurs et clients
• Historique des transactions et des mandats
• Informations relatives aux Services rendus à un client par Mondrian

2.3 Données relatives à nos collaborateurs

• Nom, prénom, coordonnées et numéro d'assurance sociale (à des fins de paie)
• Curriculum vitæ, diplômes et certifications
• Informations relatives aux contrats de travail et aux dossiers de candidature
• Données de temps et de présence (ex. : heures travaillées par projet)
• Informations relatives à la rémunération et aux avantages sociaux

2.4 Renseignements de navigation et témoins (cookies)

• Adresse IP et identifiants de session
• Pages visitées sur nos propriétés numériques
• Données d'utilisation et de performance
• Préférences et paramètres de navigation

2.5 Renseignements fournis volontairement

• Messages envoyés via les formulaires de contact
• Contenu des échanges par courriel
• Abonnement à votre infolettre
• Curriculum vitae et informations soumises lors du dépôt de candidature
• Informations fournies dans le cadre de la relation d’affaires avec un client

Lorsque vous fournissez des renseignements volontairement (article 2.5), vous reconnaissez que nous n’avons aucun contrôle sur la nature et le type de renseignements que vous choisissez de fournir. Ainsi, vous acceptez que Mondrian collecte ces renseignements dans le cadre de ses Services et les traite conformément à la Politique. Si vous choisissez d’y inscrire des renseignements personnels sensibles, vous consentez expressément à la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements par Mondrian conformément à la Politique, incluant à la communication à des tiers au Québec et hors Québec.

Mondrian reconnaît qu’il est important que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour, et elle prend des mesures raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements qu’elle utilise ou communique. Toutefois, il vous incombe d’informer Mondrian de tout changement significatif relativement à vos renseignements personnels.

3. Finalités du traitement et toute autre utilisations permises ou requises par les lois applicables

Mondrian collecte et utilise les renseignements personnels aux fins suivantes :

3.1 Livraison de nos Services

• Réalisation des mandats de conseil et de transformation numérique
• Gestion de la relation client (communications, suivis, rapports)
• Facturation et comptabilité

3.2 Amélioration de nos Services et communications

• Analyse des besoins et satisfaction clientèle
• Envoi de communications professionnelles et d'infolettres (avec consentement)
• Développement d'études de cas (avec consentement explicite du client)

3.3 Sécurité et conformité

• Détection des incidents de sécurité
• Respect de nos obligations légales et réglementaires
• Gestion des droits d'accès à nos systèmes

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins autres que celles décrites ci-dessus, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée, ou si la loi l’exige ou l’autorise.

4. Sous-traitants et communication à des tiers

L’accès aux renseignements personnels à l’intérieur de notre entreprise est strictement limité aux personnes pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.

Dans le cadre de ses Services, Mondrian fait appel à des sous-traitants et à des outils tiers. Ces tiers sont tenus contractuellement de protéger les renseignements personnels conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les catégories de sous-traitants auxquels nous faisons appel incluent :

4.1 Outils infonuagiques

Mondrian utilise des solutions Microsoft (Microsoft 365, Azure) et Google (Google Workspace) pour la gestion de ses communications, documents et infrastructures numériques. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements personnels en dehors du Québec. Des mesures contractuelles adéquates sont en place et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée pour assurer un niveau de protection équivalent.

4.2 Plateformes d'intelligence artificielle

Dans le cadre de nos mandats, nous sommes susceptibles d'utiliser des modèles d'IA fournis par des tiers (notamment OpenAI et Anthropic). Mondrian s'assure qu'aucun renseignement personnel n'est transmis à ces plateformes sans évaluation des facteurs relatifs à la vie privée préalable, et qu’aucun renseignement personnel sensible n’est transmis sans consentement explicite de la personne concernée.

4.3 Outils de gestion de la relation client (CRM) et marketing

Mondrian peut utiliser des outils CRM et de marketing pour gérer ses communications clients et ses activités de développement des affaires. Ces outils sont configurés de manière à limiter la collecte aux données strictement nécessaires.

Mondrian ne vend ni ne loue vos renseignements personnels à des tiers.

5. Transfert de renseignements hors Québec

Certains de nos sous-traitants étant établis à l'extérieur du Québec, il est possible que vos renseignements personnels soient transférés et traités dans d'autres provinces canadiennes ou à l'étranger.

Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Mondrian effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout transfert hors Québec, afin de s'assurer que le niveau de protection accordé aux renseignements est adéquat. Si nous communiquons des renseignements personnels sensibles à votre sujet hors Québec, nous obtiendrons votre consentement exprès.

Vous pouvez obtenir de l'information sur les modalités de ces transferts en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

6. Durée de conservation

Mondrian conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l'accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour satisfaire à ses obligations légales, notamment :

• Dossiers clients et mandats : 7 ans après la fin du mandat (obligations fiscales et comptables)
• Dossiers d'employés : durée de l'emploi + 5 ans après la fin du lien d'emploi
• Données de navigation : 13 mois maximum
• Candidatures non retenues : 6 mois (sauf consentement à une conservation plus longue)

À l'expiration des délais de conservation ou lorsque les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, selon le cas, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

7. Exercer vos droits

Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables. Ce retrait prendra effet dans un délai de 30 jours suivant votre demande. Dans le cas où nous ne sommes pas en mesure de répondre dans ce délai, nous vous en aviserons. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, Mondrian pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains Services.

Accès : Vous avez le droit de demander de consulter et d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus à votre sujet par Mondrian. Vous avez également le droit d’obtenir une confirmation que nous détenons des renseignements personnels sur vous. Nous vous communiquerons vos renseignements personnels, lorsque collectés électroniquement, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. L'accès à vos renseignements est gratuit, bien que des frais raisonnables puissent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

Rectification : Vous pouvez également demander que vos renseignements personnels soient rectifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, en faisant la demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour exercer ces droits, ou pour tout autre plainte ou préoccupation à l’égard de vos renseignements personnels, adressez une demande écrite à notre responsable de la protection de la vie privée, à l’adresse courriel info@mondrian.ca, en fournissant une preuve d'identité suffisante. Nous répondrons dans les 30 jours de la date de la réception de votre demande écrite.

8. Sécurité des renseignements personnels

Mondrian met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction. Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• Contrôle des accès basé sur les rôles
• Chiffrement des données en transit et au repos
• Évaluations périodiques des risques liés à la vie privée
• Formation de nos employés en matière de protection des renseignements personnels
• Gestion des incidents de confidentialité et protocole de notification

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente. En cas d'incident de confidentialité susceptible de causer un préjudice sérieux, Mondrian s'engage à notifier la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées dans les délais prescrits selon les lois applicables.

9. Témoins (cookies) et technologies similaires

Nos propriétés numériques peuvent utiliser des témoins et des technologies similaires à des fins fonctionnelles, analytiques et de personnalisation. Lors de votre première visitesur notre site Web, vous serez invité(e) à consentir à l'utilisation de témoins non essentiels.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de témoins via les paramètres de votre navigateur ou en communiquant avec nous.

10. Modifications à la présente politique

Mondrian se réserve le droit de modifier la présente Politique en tout temps, notamment pour refléter les changements législatifs, réglementaires ou opérationnels. Tout changement apporté apparaîtra sur notre site Web et la date de la dernière version de cette Politique apparaît en bas de la page. La version en vigueur est toujours disponible sur demande.

11. Nous joindre

Pour toute question relative à la présente Politique ou à la protection de vos renseignements personnels, communiquez avec notre responsable :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Mondrian

Courriel : info@mondrian.ca

Adresse : 5455 avenue de Gaspé, suite 710, Montréal, Québec, H2T 3B3

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

• Site web : www.cai.gouv.qc.ca
• Téléphone : 1 888 528-7741