Quand les rapports parlent entre eux : Elevent donne une voix à sa mémoire institutionnelle
Comment une entreprise d'événementiel a intégré un agent IA directement dans Claude pour accélérer la production de rapports et faciliter le transfert de connaissances.
Elevent, entreprise spécialisée dans la gestion d'événements, disposait de centaines de rapports archivés contenant une richesse d'information inexploitée. Mondrian a conçu un agent IA intégré directement dans Claude Desktop via le protocole MCP, permettant aux équipes d'interroger l'ensemble des archives en langage naturel depuis l'interface qu'elles utilisaient déjà. Plutôt que de construire un outil sur mesure, Mondrian a choisi de connecter la puissance de Claude à la base de connaissances d'Elevent, pour que l'adoption soit immédiate et l'utilisation naturelle. La solution sert aujourd'hui 12 utilisateurs actifs au quotidien et génère des économies de 1 à 2 heures par rapport produit.
Une organisation dont la richesse tient dans ses archives.
Gestion et production d'événements
Québec, Canada
Elevent est une entreprise de gestion d'événements qui produit, saison après saison, une grande quantité de livrables documentés : rapports de performance, analyses post-événement, synthèses stratégiques. Au fil du temps, cette production génère une base de connaissances considérable, mais difficile à exploiter au quotidien. Consciente que ses données historiques représentent un actif sous-utilisé, Elevent a décidé d'investir dans une solution IA pour rendre cette connaissance accessible et actionnable, autant pour ses équipes expérimentées que pour ses nouveaux employés.
Des centaines de rapports disponibles, mais une connaissance inaccessible au quotidien.
Les équipes d'Elevent produisent régulièrement des rapports qui s'appuient sur des données et analyses passées. Avant la solution, retrouver un rapport pertinent parmi des centaines d'archives nécessitait une recherche manuelle longue et peu fiable. Les informations existaient, mais leur localisation et leur exploitation reposaient entièrement sur la mémoire et l'expérience des individus.
Cette friction ralentissait la production de chaque nouveau rapport de 1 à 2 heures. Elle créait aussi un risque de perte de savoir lors de changements d'équipe : les nouveaux employés devaient s'appuyer sur leurs collègues pour naviguer dans les archives, ajoutant une charge supplémentaire à des équipes déjà sollicitées.
Deux contraintes rendaient la situation complexe. Premièrement, les 342 documents archivés n'étaient pas structurés de façon uniforme : métadonnées hétérogènes, langues mixtes, formats variés. Deuxièmement, une solution de recherche classique aurait été insuffisante : les équipes avaient besoin de comprendre le contenu des documents, pas seulement de les retrouver par mot-clé. Et troisièmement, toute nouvelle interface risquait de ne pas être adoptée si elle ajoutait de la friction à des flux de travail déjà chargés.
Un agent intégré dans Claude : la connaissance d'Elevent, là où les équipes travaillent déjà.
Un serveur MCP déployé sur Google Cloud Platform expose les capacités de recherche documentaire directement dans l'interface de Claude. Lorsqu'un utilisateur pose une question, Claude interroge en arrière-plan les 342 documents d'Elevent indexés dans une base de données vectorielle Weaviate, contextualise les résultats et les présente de façon directement utilisable. L'outil sert autant à la recherche d'informations pour la production de rapports qu'à l'intégration des nouveaux employés, qui peuvent interroger librement la mémoire institutionnelle de l'organisation dès leur arrivée. L'accès est sécurisé via WorkOS Authkit, garantissant que seuls les membres autorisés interagissent avec les données de l'organisation.
Mondrian a collaboré étroitement avec les équipes d'Elevent pour structurer et normaliser les métadonnées documentaires avant l'ingestion, une étape déterminante pour la qualité des résultats de recherche. Les utilisateurs ont été impliqués tôt via une phase de tests qui a permis d'affiner la solution avant son déploiement complet. Le choix de s'appuyer sur Claude Desktop plutôt que de bâtir un outil sur mesure a été décisif pour garantir une adoption rapide sans friction supplémentaire.
| Composante | Rôle dans la solution |
|---|---|
| Claude Desktop + MCP | Interface principale : l'agent est accessible directement dans Claude, sans nouvel outil à apprendre ni formation requise |
| MCP Server sur GCP | Pont sécurisé entre Claude et la base de connaissances d'Elevent, déployé et maintenu sur Google Cloud |
| Weaviate (base vectorielle) | Indexation et recherche sémantique des 342 documents archivés |
| WorkOS Authkit | Authentification sécurisée garantissant l'accès aux seuls utilisateurs autorisés |
Une adoption immédiate, une valeur mesurable dès le premier usage.
| Indicateur | Résultat obtenu | Impact business |
|---|---|---|
| Documents indexés | 342 rapports archivés interrogeables | Toute la mémoire institutionnelle d'Elevent accessible en quelques secondes depuis Claude |
| Temps économisé par rapport | 1 à 2 heures par livrable | Gains directs sur la productivité des équipes à chaque cycle de production |
| Adoption | 12 utilisateurs actifs, requêtes quotidiennes | Solution adoptée naturellement grâce à l'intégration dans un outil déjà en usage |
| Transfert de connaissances | Outil de référence pour les nouveaux employés | Réduction de la dépendance aux collègues expérimentés lors des intégrations |
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